Ny ISO 9001 og ISO 14001

Der er udkommet nye udgaver af de internationale standarder ISO 9001 Kvalitetsledelse og ISO 14001 Miljøledelse i sept. 2015 og der arbejdes på en erstatning for OHSAS 18001 Arbejdsmiljøledelse i form af en ny ISO 45001 ultimo 2016.

De bygger alle på en ny, fælles struktur, som den internationale standardiseringsorganisation (ISO) har udarbejdet. Strukturen er allerede implementeret i enkelte, nyere ledelsesstandarder (f.eks. ISO 27001) og bliver fremover fælles for alle ISO-standarder, der stiller krav til ledelsessystemer. Det gør det nemmere at arbejde med og integrere opfyldelsen af de forskellige standarder i ét integreret ledelsessystem for virksomheden.

De nye udgaver af ISO 9001 og ISO 14001 betyder, at alle virksomheder, der i dag opfylder disse standarder, skal revidere deres ledelsessystem(er), så de senest sept. 2018 opfylder de nye krav (bedømt ved en recertificering). Mange konverterer til de nye krav i forbindelse med deres 3-års recertificering, men det kan også gøres i forbindelse med et udvidet opfølgningsaudit (ekstra recertificering). Nye virksomheder kan stadig blive certificeret efter de gamle standarder, men skal så konvertere senest sept. 2018, så det kan ikke anbefales.

Vi oplever stor interesse for ændringerne og deres betydning blandt certificerede firmaer.

Den nye fælles struktur

Hidtil har ISO 14001, OHSAS 18001 og i øvrigt en række andre standarder inden for energi-ledelse mm haft samme struktur med fokus på ”samfundet” og ”forbedringssløjfen”, herunder krav om at have styr på drift og udvikling, opfylde myndigheds- og frivillige krav samt opsætte mindst et talbestemt forbedringsmål og en handlingsplan for opfyldelsen.

Kvalitetsstandarderne med ISO 9001 i spidsen har primært haft fokus på opfyldelse af kundernes krav, behov og forventninger, og da produktkvaliteten ikke skal løbende forbedres (men leve op til kundeaftaler), har standarden primært fokuseret på processer og procesværdi uden at dette har været særligt konkret. Der er således krav om kvalitetsmål, men ikke om forbedringer eller en handlingsplan herfor.

I den nye fælles struktur er der fastlagt 7 overskrifter med underpunkter (numre refererer til afsnitsnumre i den fælles struktur). Her følger en kort omtale af de nye krav:

4. Organisationens rammer og vilkår - med nye krav til fastlæggelse af de eksterne og interne forhold, der er relevante for organisationens formål og strategiske retning, og som påvirker organisationens evne til at opnå de tilsigtede resultater med ledelsessystemet. Endvidere skal organisationen fastlægge hvilke interessenter, der er relevante for ledelsessystemet, herunder hvilke af interessenternes krav, der er relevante for ledelsessystemet og dermed bliver bindende forpligtelser f.eks. myndighedskrav.
5. Lederskab - med nye krav til ledelsen i forhold til lederskab og forpligtelse, herunder påtage sig ansvaret for ledelsessystemets effektivitet, sikre integration af kvalitetssystemets krav i organisationens forretningsprocesser, fremme anvendelse af procesorientering og risikobaseret tankegang, fremme forbedringer, sikre at ledelsessystemer fører til de tilsigtede resultater mm.
6. Planlægning - hvor der er nye krav om handlinger til at adressere (håndtere) risici og muligheder inden for kvalitet og miljø, sikre at ledelsessystemet fører til de tilsigtede resultater, forebygge eller reducere uønskede virkninger bl.a. gennem integration og handlinger i ledelsessystemet og gennem nødvendige processer. Desuden skal det konkret planlægges, hvordan kvalitetsmål skal nås, og ændringer i kvalitetssystemet skal gennemføres på en planlagt måde.
7. Støtteaktiviteter og -funktioner - med øgede krav til fastlæggelse og tildeling af ressourcer, kompetencer, organisatorisk viden, bevidsthed, fastlæggelse af behovet for intern og ekstern kommunikation samt til dokumenteret information (dokumentstyring).
8. Drift - med øgede krav til styring af processer, produkter og ydelser leveret udefra på baggrund af organisationens fastlæggelse af styringsomfanget, herunder type og omfang af styring.
9. Præstationsevaluering – med øgede krav til, at auditprogrammet skal tage hensyn til betydning af processer og at der på baggrund af auditresultater skal foretages passende handlinger uden unødig forsinkelse. Endvidere stadig fokus på kundetilfredshed, analyser og evaluering samt udvidet ledelsens evaluering, hvor der nu også skal vurderes på eksterne leverandørers præstationer.
10. Forbedring – med krav om fastlæggelse af forbedringer og implementering af handlinger for at opfylde kundekrav og forbedre kundetilfredshed. Endvidere fokus på styring af afvigelser og korrigerende handlinger samt løbende forbedringer.

Antallet af overskrifter er således udvidet i forhold til de tidligere standarder, men ellers er der ”genbrugt” mange af de samme krav, som i de nuværende standarder. Så hvad er nyt?

De vigtigste skærpelser i standarderne

Nogle af punkterne er helt nye krav f.eks. kravene:

4.1 Forståelse for organisationen og dens rammer og vilkår, herunder fastlæggelse af de eksterne og interne forhold, der er relevante for organisationens formål og strategiske retning og som påvirker dens evne til at opnå de ønskede resultater af ledelsessystemet. Organisationen skal overvåge og gennemgå disse forhold. Der bliver i praksis tale om en ”mini-SWOT”, som bør udføres i sammenhæng med virksomhedens strategiarbejde eller i forbindelse med/som input til ledelsens evaluering.

4.2 Forstå interessenternes behov og forventninger, herunder at organisationen skal fastsætte interessenter relevante for ledelsessystemet og kravene (inkl. behov og forventninger) fra disse på baggrund af interessenterne reelle eller potentielle indvirkning på organisationens evne til at levere produkter og ydelser, der opfylder kunde- og myndighedskrav. På miljøområdet tales om ”bindende forpligtelser” såsom kunde- og myndighedskrav. Der bliver i praksis tale om en ”mini-interessentanalyse”, som bør udføres i sammenhæng med virksomhedens strategiarbejde eller i forbindelse med/som input til ledelsens evaluering.

6.1 Handlinger til at adressere risici og muligheder - med nye krav om at identificere og fastlægge risici og muligheder på baggrund af 4.1 og 4.2 ved planlægning af ledelsessystemet for at sikre, at ledelsessystemet kan opnå de tilsigtede resultater. Ud fra identificerede risici og muligheder skal organisationen planlægge handlinger til at forebygge eller reducere risici og udnytte muligheder, samt integrere og implementere disse handlinger i ledelsessystemets processer og efterfølgende evaluere på effektiviteten af disse handlinger. Der bliver i praksis tale om udførelse af en egentlig risikoanalyse (inkl. muligheder), der på baggrund af bl.a. 4.1 og 4.2 skal beskrive relevante risici og muligheder og indeholde en vurdering af deres sandsynlighed og konsekvens.

Andre punkter er udbygninger af de nuværende krav f.eks. kravene:

5.1 Lederskab – med øgede krav til topledelsen om at udvise lederskab og forpligtelse bl.a. ved at sikre, at kvalitetssystemets krav integreres i organisationens forretningsprocesser, fremme anvendelse af procesorientering og risikobaseret tankegang, sikre at ledelsessystemet fører til de tilsigtede resultater, fremme forbedringer mm.

6.2 Mål og planlægning for at nå dem – med øgede krav om, at mål skal være målbare, tage højde for anvendelige krav, overvåges, kommunikeres og opdateres efter behov. Endvidere skal organisationen ved planlægning af målopfyldelse fastlægge, hvad der skal gøres, hvilke ressourcer der skal bruges, hvem der skal være ansvarlige, hvornår det skal afsluttes samt hvordan resultaterne skal evalueres.

7.4 Kommunikation – med øgede krav om, at organisationen skal etablere, implementere og vedligeholde processer nødvendige for intern og ekstern kommunikation, som er relevant for ledelsessystemet herunder hvad den vil kommunikere, hvornår den vil kommunikere, med hvem den vil kommunikere, hvordan den vil kommunikere og hvem der kommunikerer. Når organisationen etablerer sine kommunikationsprocesser vedr. miljø, skal den tage højde for sine bindende forpligtelser og sikre sig, at kommunikeret information er i overensstemmelse med information inden for miljøledelsessystemet, og at den er pålidelig.

7.5 Dokumenteret information, som erstatter de tidligere krav om vedr. dokumenter og registreringer og hvor omfanget af information bl.a. skal afhænge af organisationens størrelse og typen af aktiviteter, processer, produkter og ydelser samt processernes kompleksitet og samspil samt medarbejderkompetencer.

Endvidere er der nu en række fælles termer og definitioner.

De vigtigste ændringer i ISO 9001

Nogle af de vigtigste ændringer i ISO 9001 er nævnt ovenfor, men der er også sket andre ændringer i ISO 9001:2015. F.eks. er termen ”produkt” erstattet af ”produkter og ydelser”, så ISO 9001 nu bedre kan anvendes af alle typer organisationer bl.a. servicevirksomheder.

Andre vigtige ændringer er:

4.4 Kvalitetsledelsessystemet og dets processer – med nye krav om at fastlægge nødvendige input og forventede output fra hver proces, tildele ansvar og beføjelser i forhold til processer, adressering af risici og muligheder jf. pkt. 6.1 mm

6.3 Planlægning af ændringer – med nye krav om, at når organisationen beslutter, at der er behov for ændringer i kvalitetssystemet, skal ændringerne gennemføres på en planlagt måde. Organisationen skal herunder tage hensyn til formålet med ændringen og de potentielle konsekvenser, kvalitetsledelsessystemets integritet og ressourcers tilgængelighed.

8.4 Styring af processer, produkter og ydelser leveret udefra, hvor organisationen skal sikre, at de opfylder de stillede krav bl.a. ved at fastlægge den styring, der skal anvendes for de produkter og ydelser leveret udefra, der er beregnet til at indgå i organisationens egne produkter og ydelser, eller leveres direkte til kunder fra eksterne leverandører eller udgør en proces eller delproces leveret af en ekstern leverandør. Organisationen skal således sikre, at processer leveret udefra forbliver under organisationens kontrol.

Der er til gengæld udgået en række punkter i den nye ISO 9001:2015. Det gælder f.eks., at:

Kvalitetssystemet ikke skal være dokumenteret (ordet ”kvalitetshåndbog” er udgået) med mindre organisationen finder det nødvendigt af hensyn til kvalitetsledelsessystemets effektivitet (pkt. 7.5.1)
Der skal ikke længere være dokumenterede procedurer på 6 konkrete områder – i stedet skal alle processerne være styrede – og virksomheden kan som udgangspunkt selv beslutte, om det kræver dokumenterede procedurer
Der skal ikke længere udpeges en ledelsesrepræsentant (er erstattet af ”topledelsen”)
Der skal ikke længere gennemføres forebyggende handlinger (er erstattet af kravet om risikostyring).

De vigtigste ændringer i ISO 14001

Nogle af de vigtigste ændringer i ISO 14001 er nævnt ovenfor, men der er også sket andre ændringer i ISO 14001:2015.

Andre vigtige ændringer er:

6.1.2 Miljøforhold – med krav om at organisationen ud fra et livscyklusperspektiv skal fastlægge de miljøforhold ved dens aktiviteter, produkter og ydelser, den kan styre, og de forhold, den kan påvirke, samt de afledte miljøpåvirkninger.

8.1 Driftsplanlægning og styring – med krav om, at organisationen skal styre planlagte ændringer og gennemgå konsekvenserne af utilsigtede ændringer, og foretage handlinger for at mindske eventuelle negative virkninger, hvor det er nødvendigt. Desuden skal organisationen sikre, at outsourcede processer styres eller påvirkes. Arten og omfanget af den styring eller påvirkning, der skal iværksættes for processerne, skal defineres i miljøledelsessystemet. Organisationen skal i overensstemmelse med et livscyklusperspektiv
a) etablere passende styring for at sikre, at miljøkravene adresseres i udviklingsprocessen for produktet eller ydelsen under hensyntagen til hver livscyklusfase
b) fastlægge sine miljømæssige krav til anskaffelse af produkter og ydelser, som det er passende
c) kommunikere sine relevante miljømæssige krav til eksterne leverandører, herunder underleverandører
d) overveje behovet for information om potentielle væsentlige miljøpåvirkninger i forbindelse med transport eller levering, brug, slutbehandling og endelig bortskaffelse af organisationens produkter og ydelser

9.1 Overvågning, måling, analyse og evaluering – med krav om, at organisationen skal fastlægge hvad der er nødvendigt at overvåge og måle, hvilke metoder der skal anvendes til passende overvågning, måling, analyse og evaluering for at sikre gyldige resultater, ud fra hvilke kriterier organisationen vil evaluere sin miljøpræstation samt passende indikatorer, hvornår overvågningen og målingen skal udføres og hvornår resultaterne fra overvågningen og målingen skal analyseres og evalueres.

Samlet vurdering

Samlet set virker ændringerne ganske fornuftige, og de vil ofte kunne opfyldes inden for rammerne af jeres eksisterende ledelsessystemer men med nødvendige forbedringer jævnfør nye og udvidede krav.
For begge standarder gælder de nye krav om afdækning af interne og eksterne forhold, opfyldelse af interessentbehov, krav og forventninger, gennemførelse af en risikoanalyse og indførelse af nødvendige foranstaltninger.
På miljøområdet bliver det især spændende med de nye krav om at identificere og arbejde med miljøpåvirkninger i et livscyklusperspektiv i forhold til produktudvikling, leverandørkrav mm.

Generelt forventer vi, at ændringerne vil gøre det nemmere at arbejde med integrerede og procesorienterede ledelsessystemer og at de vil gøre ledelsessystemerne mere strategisk understøttende, d.v.s. de i højere grad understøtter virksomhedens forretningsudvikling.

Link

Læs nærmere om:

Kontakt

Kontakt os for nærmere information eller et uforpligtende møde på tlf. 4027 8657 eller . Læs evt. mere på www.milestone-pro.dk

Ejeroplysninger

MILESTONE-PRO ApS
Tjalfesvej 23
8230 Åbyhøj
Telefon: 40 27 86 57
Mail:
CVR: 29396000

Hvilke persondata indsamler og behandler vi?

MILESTONE-PRO ApS indsamler og lagrer alle oplysninger, som du indtaster på vores hjemmesider, eller som du opgiver, når du benytter vores tjenester. Herudover indsamler vi oplysninger, som automatisk sendes til os fra dit udstyr.

De oplysninger som vi indsamler kan omfatte, men er ikke begrænset til:

Oplysninger, som du opgiver, når du bliver oprettet som kunde/bruger eller benytter de tjenester, vi stiller til rådighed
Oplysninger, der opgives i forbindelse med korrespondance via vores websted eller korrespondance, der sendes til os
Yderligere oplysninger, som du måtte opgive via sociale medier eller andre tredjepartstjenester.

Udover de oplysninger, som du selv giver os, indsamler vi automatisk de oplysninger, der sendes til os fra din computer, mobilenhed eller andet udstyr.

Disse oplysninger omfatter, men er ikke begrænset til:

Oplysninger om din interaktion med vores websteder og tjenester, herunder, men ikke begrænset til, enheds-id, enhedstype, oplysninger om geoplacering, computer-og forbindelsesoplysninger, statistik om sidevisninger, trafik til og fra vores hjemmeside, henvisnings-URL-adresse, IP-adresse og standardweblogoplysninger, og
Oplysninger indsamlet via cookies og lignende teknologier.

Hvad bruger vi dine persondata til?

Vi anvender de oplysninger vi har om dig til en række formål, herunder til at:

Behandle dine forespørgsler og ordrer
Levere produkter, tjenester, service og kundesupport til dig
Forbedre vores produkter, tjenester, service og hjemmesider
Muliggøre din brug af vores tjenester og hjemmesider
Tilpasse vores hjemmesider og tjenester til dig
Få en bedre forståelse af, hvordan vores hjemmesider bruges, så vi kan forbedre dem
Sende dig forretningsmæssige oplysninger, herunder ordrebekræftelser, fakturaer mv
Sende dig nyhedsbreve og markedsføring pr. e-info, hvis du har afgivet samtykket
Foretage markedsundersøgelser om vores kunder, deres interesser, om tendenser og kundeadfærd
Administrere, diagnosticere og udbedre problemer på vores hjemmesider
Forhindre eller fastslå ulovlig aktivitet ellerbeskytte eller håndhæve rettigheder, og
Undgå eller imødegå sikkerhedsbrud.

Vi behandler og opbevarer kun data om dig, der er nødvendige, relevante og tilstrækkelige til at opfylde de formål, som er nævnt ovenfor. Vi lagrer ikke persondata længere end tilladt ved lov og sletter persondata, når de ikke længere er nødvendige til ovennævnte formål.

Kontrol og opdatering af persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdateredine persondata løbende. Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data.

Indhentelse og tilbagetrækning af samtykke

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre vi har et lovligt grundlag for at indhente dem. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os.

Videregivelse af persondata

Vi videregiver ikke persondata til tredjeparter, undtagen i følgende specifikke tilfælde:

Du har afgivet dit udtrykkelige samtykke til videregivelsen
Videregivelsen sker tilbetroede virksomheder eller personer, der behandler persondata for os baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed. Disse virksomheder eller personer har ikke tilladelse til at bruge dine oplysninger til deres egne formål
Når vi er pålagt at videregive oplysninger i forbindelse med en vidneindkaldelse, retskendelse eller andre gældende lovmæssige eller juridiske processer
Når vi i god tro mener, at videregivelsen af oplysninger er nødvendig for at forhindre eller reagere på bedrageri, forsvare vores hjemmesider mod angreb, eller beskytte vores virksomheds, kunders og brugeres ejendom og sikkerhed, eller offentlighedens sikkerhed.

MILESTONE-PRO ApS videregiver ikke persondata om dig til tredjeparter med henblik på deres egne markedsføringsformål, medmindre du udtrykkeligt har samtykket til at oplysningerne må videregives til sådanne formål.

Med disse parter er der indgået databehandleraftaler (DPA) iht. GDPR-forskrifterne herfor.

Hvor lagres dine persondata?

Personoplysningerne lagres hos os og vores databehandler, som opbevarer og behandler persondata på vores vegne i henhold til denne persondatapolitik og den gældende lovgivning om beskyttelse af persondata.Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere i Danmark eller tredjelande, sikrer vi os altid, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, vi har opstillet i denne privatlivspolitik og som følger af gældende lovgivning.

Beskyttelseaf persondata

Vi beskytter dine oplysninger ved hjælp af tekniske og administrative sikkerhedsforanstaltninger (f.eks. firewalls, datakryptering samt fysiske og administrative adgangskontroller til data og servere), som begrænser risikoen for tab, misbrug, uautoriseret adgang, videregivelse og ændring.

Adgang til dine persondata

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om til de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du har også ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyde. Hvis du ønsker at bruge din ret til dataoverførsel, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

Rettelse eller sletning af persondata

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er forkerte, har du ret til at få dem rettet. Du skal blot henvende dig til os og oplyse, hvad du ønsker at få rettet.

Hvis du mener, at dine persondata ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, eller hvis du hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser, kan du altid anmode om at få dem slettet.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Indsigelse eller klage mod behandling af persondata

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata. Du har også ret til at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet.

Ændring af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre denne privatlivspolitik, således at vi til enhver tid overholder gældende lovgivning. Den senest opdaterede version af den til enhver tid gældende persondatapolitik kan findes på www.milestone-pro.dk

Har du kommentarer eller spørgsmål?

Har du kommentarer eller spørgsmål vedrørende vores indsamling eller behandling af persondata, er du altid velkommen til at kontakte os på mail: