Forenkle jeres ledelsessystem

Forenkle jeres ledelsessystem

Er jeres ledelsessystem inden for kvalitet, miljø, arbejdsmiljø m.v. blevet for omfattende og bureaukratisk? Oplever I, at systemet nærmere begrænser end støtter jer? Ønsker I at systemet skal reduceres i omfang og måske skabe mere værdi? Så indfør et forenklet system!

En del virksomheder med typisk ældre systemer inden for kvalitet, miljø, arbejdsmiljø m.v. oplever, at systemet er blevet for stort og bureaukratisk, og i nogle virksomheder opleves som en ”møllesten om halsen”. Det føles som om, systemet begrænser den nødvendige udvikling af processer og værktøjer, ofte fordi systemet er blevet for detaljeret. Ressourcer og omkostningerne til at drive systemet er dermed blevet for store i forhold til udbyttet.

Det er helt normalt, at når et nyt system skal etableres, er det nødvendigt at dokumentere og indføre nødvendige ”spilleregler” for den fremtidige styring og adfærd inden for systemets område. Det er hele ideen bag et ledelsessystem og også det, som virksomheden bliver certificeret på.

forenklet-(2)Men når systemet har fungeret i virksomheden i nogle år, er spillereglerne kommet ind på medarbejdernes ”rygrad” og er blevet en naturlig del af hverdagen og kulturen. Der er dermed ikke længere behov for så detaljerede spilleregler.

Systemets råderum kan derfor nu udvides, så kravene i højere grad bliver til rammekrav d.v.s. mere i retning af værdibaseret ledelse.

De forskellige ledelsesstandarder inden for kvalitet, miljø, arbejdsmiljø m.v. kræver alle en vis minimumsdokumentation, men den er typisk meget begrænset. Der er således gode muligheder for at downsize systemet f.eks. ved sammen med brugerne at afklare, om det enkelte systemdokument er ”nice to have?” eller ”need to have”, ved at lade systemet fokusere på virksomhedens væsentligste processer (kerneprocesserne) og i det hele taget ved at forholde sig kritisk til systemets omfang og indhold.

 

Hvordan komme i gang?

Et projekt iværksættes ved at fastlægge projektmål samt en handlingsplan. Dernæst evalueres det nuværende ledelsessystem sammen med ledelse og medarbejdere, og på den baggrund fastlægges en ny, forenklet systemstruktur. Systemstrukturen kan evt. samtidig fremtidssikres, så den kan rumme nye områder, som prioriteres af virksomheden.

Dernæst opbygges det forenklede system, normalt ved at genbruge dele af det tidligere system, f.eks. ved at genanvende rammekrav men droppe mange detaljer i procedurer/procesbeskrivelser og droppe unødige instruktioner, forenkle og slå blanketter sammen m.v.

Disse ændringer medfører typisk en forenkling for brugerne, der derfor er glade for dem. Og samtidig oplever virksomheden, at der skal anvendes færre ressourcer på opfølgning og udvikling af systemet, fordi systemet ikke længere indeholder så mange detaljer, der skal holdes opdaterede. Endvidere kræver systemet ofte ikke længere kræver den samme indsats af medarbejderne.

 

Link

Læs mere om:

Kontakt

Kontakt os for nærmere information eller et uforpligtende møde på tlf. 86151714 eller Læs evt. mere på www.milestone-pro.dk